Entenda como evitar os 5 erros mais comuns no processo de compra

Um processo de compra ágil, eficiente e que esteja de acordo com todas as estratégias da empresa é indispensável para o sucesso da companhia, satisfação do cliente e diminuição de custos e desperdícios, tanto de recursos quanto de tempo.

Entretanto, essa é uma área comumente sujeita a erros, o que pode acontecer pela inexperiência dos profissionais ou pela falta de um planejamento estratégico integrado aos outros setores da organização.

Para ajudá-lo a gerir os processos de compra de sua empresa e acompanhar o trabalho dos profissionais deste setor, listamos abaixo 5 erros mais comuns nesta área, para que você possa trabalhar, junto com sua equipe, para evitá-los. Confira!

1. Carência de pesquisa sobre os fornecedores

Antes de optar por um ou mais fornecedores, é preciso pesquisar bastante quais são as empresas que fornecem os produtos e insumos que você precisa em sua região.

Porém, muitos gestores acabam conversando apenas com um ou dois fornecedores e, por considerarem que o preço está adequado, já fecham o negócio, sem conhecer o histórico da firma contratada, sua reputação e se seus preços realmente são o melhor custo-benefício do mercado.

Esse é um grande erro, já que por meio de uma ampla pesquisa é possível conhecer todas as possibilidades e, a partir disso, decidir qual é a mais adequada e vantajosa para o seu negócio.

Além disso, é importante que a empresa tenha o contato de outros fornecedores, para o caso de ocorrer algum problema com os que ela optar trabalhar, sem deixar que seus clientes sejam prejudicados com atrasos ou má qualidade do produto, por exemplo.

2. Não utilizar o poder de barganha

Firmas que compram cada vez de um fornecedor por acharem que, assim, estão economizando devido às promoções aproveitadas, podem, na verdade, estar perdendo dinheiro.

Claro que cada caso deve ser estudado individualmente, porém, na maioria das vezes, ser fiel a uma quantidade limitada de fornecedores aumenta o seu poder de barganha, ou seja, negociação com eles.

Os fornecedores preferem clientes que compram com frequência, pois, assim, podem incluir suas compras em suas projeções financeiras, o que lhes rende certa margem de segurança de receita.

Por esse motivo, é possível negociar descontos bastante relevantes e atendimentos diferenciados com esses fornecedores apenas pelo fato de você sempre preferir os serviços prestados por eles. Leve isso em consideração na hora de fazer o seu planejamento de compras!

3. Compras sem avaliação e planejamento

Comprar mais ou menos do que o necessário pode trazer inúmeros prejuízos para a empresa, afetando todas as áreas da companhia e diminuindo a produtividade de todos.

Ao comprar demais, os produtos ou insumos acabam não sendo utilizados até o seu prazo de validade, o que gera desperdícios, ou os itens podem ficar encalhados no estoque, causando também uma perda financeira, sem contar no espaço ocupado.

Já quando o gestor compra menos do que é preciso pode acarretar em atrasos de produção ou na falta do produto no mercado, o que gera o descontentamento de parceiros e consumidores.

Para evitar esse tipo de erro é essencial ter um controle de estoque eficiente, em que o gestor consiga acompanhar facilmente quais são os produtos ou materiais que estão acabando, com o prazo de validade próximo e quais serão importantes para a próxima compra.

Além disso, acompanhar também o relatório de vendas, levando em consideração inclusive os períodos sazonais, é essencial para prever as quantidades ideais, sabendo quais são os produtos mais procurados e mais e menos vendidos em cada época.

4. Falta de comunicação com outros setores da empresa

Esse é um erro comum não apenas no processo de compra de uma companhia, mas em todos os processos. Muitos gestores, líderes e colaboradores ainda não entenderam a importância da comunicação entre eles, independentemente de seus níveis hierárquicos e setores da empresa.

O que acontece é que, pelo fato de que cada área trabalha de uma forma, sem que haja uma discussão entre todos para a melhoria dos processos, pode-se perder muito tempo, dinheiro e a oportunidade de execução de excelentes ideias.

No que se refere às compras, por exemplo, podemos citar que o setor de compras pode dar outras alternativas de materiais menos custosos ou mais modernos para o setor de desenvolvimento de produtos, uma sugestão que poderia ser estudada por eles.

Essa integração é muito importante para fomentar a discussão em diversas áreas da empresa. Afinal, todos estão trabalhando com o mesmo objetivo de oferecer os melhores produtos, serviços, atendimento e garantir a plena satisfação de seus clientes.

5. Falta de estrutura do setor de compras

Ter um setor de compras estruturado, com um fluxo de trabalho bem definido e com colaboradores que saibam exatamente quais são as suas responsabilidades dentro da força de trabalho é um passo importante para garantir a excelência da área.

Isso é fundamental para que a área não seja vista apenas como um apagador de incêndios, tendo de fazer tudo em cima da hora e solucionar problemas claramente decorrentes da falta de planejamento, o que resulta na desmotivação e estresse da equipe.

Portanto, entender quais são as principais necessidades do setor, quais são os relatórios que os profissionais da área necessitam e em quais datas eles devem ser entregues, promover a integração entre todas as equipes para que eles colham insights e, assim, criar um fluxo de trabalho, com prazos estipulados, facilita bastante o trabalho de todos.

Outra forma de melhorar o desempenho do setor é investir em treinamentos e capacitações para seus membros, com o objetivo de que eles encontrem as melhores práticas e apliquem em seu dia a dia.

Os softwares também são os melhores amigos de quem trabalha com gestão de compras, já que eles permitem automatizar os fluxos de trabalho, facilitam a comunicação entre as equipes e mantêm tudo atualizado em tempo real, inclusive o controle de estoque. Busque a melhor solução para a sua empresa e invista nisso!

Agora que você já conheceu os principais erros cometidos no processo de compra, assine a nossa newsletter e mantenha-se atualizado com conteúdos que podem ajudá-lo em sua gestão!