Padronização de processos empresariais: o que é e como fazer?

Padronização de processos empresariais: o que é e como fazer?
Padronização de processos empresariais: o que é e como fazer?

Padronização de processos empresariais: o que é e como fazer?

Sabemos que toda organização de qualquer ramo busca por maior produtividade e aumento de seus lucros.

Por isso, é preciso estar atento e gerenciando os processos e atividades internas, buscando organizá-los para uma maior eficiência operacional. A padronização de processos passa pela utilização de princípios do pensamento enxuto (Lean Thinking).

Neste artigo iremos abordar sobre a padronização de processos, bem como sua importância, e como fazer essa padronização dos processos empresariais.

Padronização de processos: o que é e qual sua importância?

A padronização de processos é uma forma da empresa buscar maior qualidade de seus produtos e serviços através da padronização de suas atividades. Criando, assim, padrões que vão ser seguidos pelos colaboradores, como caixas de papelão e embalagens personalizadas.

Desse modo, qualquer pessoa que desempenhe uma tarefa, há um resultado a ser alcançado.

A empresa quando opta por padronizar os processos, ela busca um melhor fluxo e racionalização de suas operações, possibilitando a identificação de possíveis gargalhos e falhas, e assim, corrigir rumos para uma maior eficiência operacional.

Benefícios da padronização de processos

Na padronização de processos, sempre há muitos benefícios, tais como:

  • redução de falhas e acidentes de trabalho
  • melhor uso e aproveitamento de recursos
  • maior agilidade na execução das atividades
  • redução de desperdícios e custos
  • maior controle sobre processos internos e resultados
  • melhores índices de produtividade
  • facilidade na hora de treinar novos colaboradores
  • identificação precisa dos gargalos operacionais e de produção.

Como se percebe, a padronização de processos tem uma série de benefícios e contribui de forma significativa para obtenção de melhores resultados de uma organização.

Como implementar a padronização de processos: recursos e ferramentas

Para iniciar na padronização de processo é preciso:

  • determinar os objetivos gerais da empresa;
  • mapear as rotinas e processos internos, o que pode ser feito através de um fluxograma;
  • avaliar as competências gerais dos colaboradores internos;
  • preparar os colaboradores com o treinamento devido;
  • determinar e formalizar os novos métodos de trabalho, que pode ser feito através de uma Instrução de Trabalho para cada área;
  • executar o plano de padronização com a delegação de responsabilidades e acompanhar seus resultados.

Ferramentas para serem usadas na padronização de processo:

Há essas ferramentas para serem usadas na padronização de processo, dentre outras, claro:

  1. O ciclo PDCA, sua aplicação consiste em:
  • P – De planejar: selecionando a atividade que necessidade de otimização
  • D – De fazer: é a hora de implementar o plano
  • C – De checar: é quando se analisa os resultados obtidos
  • A – De agir: o novo processo é documentado e se transforma em novo padrão de rotina a ser seguida.
  • Diagrama de Ishikawa (conhecido como espinha de peixe)

Essa ferramenta diz respeito a uma forma muito útil na implementação de padronização de processos, a qual consiste em:

  • esboce num papel uma seta na horizontal da esquerda para a direita, esboçando também uma caixa em forma de retângulo no final da linha da extremidade da direita (onde você vai escrever dentre dela);
  • escrever o problema a ser resolvido;
  • esboce a causa principal do problema ou gargalo;
  • se pergunte: por que isso ocorre e tente anotar a resposta;
  • continue anotando as respostas para o problema, até chegar a uma solução ideal para o mesmo.

A padronização de processo buscar mapear os processos internos, bem como formas de padroniza-los para se ter um método mais adequado e racional na realização de tarefas e atividades em uma empresa. Como vimos, existem vários benefícios com a adoção da padronização de processos. E, se você tem alguma dúvida, deixe pra gente nos comentários.

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