Uma boa gestão de estoque é um dos pilares para o sucesso de um negócio. Descuidos na armazenagem dos produtos podem reduzir as vendas, aumentar custos e, assim, prejudicar a rentabilidade. Apesar disso, são frequentes os equívocos cometidos nessa área tão importante.

Pensando nisso, listamos neste post os principais erros que devem ser evitados na gestão de estoque para não comprometer o funcionamento adequado de uma empresa. Ficou curioso? Acompanhe o texto e boa leitura!

1. Comprar produtos em excesso

compra dos produtos para a composição do estoque deve ser feita de forma coerente e planejada, e não com base em especulações ou por impulso. A compra excessiva de mercadorias pode representar custos extras, já que elas se depreciam com o passar do tempo, além da chance de danos, que tornam sua comercialização impossível.

No caso de alimentos, esse problema é ainda mais grave, já que esse gênero de produtos normalmente possui um prazo de validade extremamente curto e demanda custos de armazenamentos maiores.

Para evitar que tais problemas atinjam seu estoque, mantenha um controle rígido do que está sendo armazenado e uma avaliação cuidadosa antes da compra dos produtos, em especial os sazonais, como aqueles relacionados com datas comemorativas.

2. Deixar faltar produtos

Por outro lado, também é problemático deixar algum produto faltar no estoque, fazendo com ele não esteja disponível no momento da aquisição do consumidor. Tal falha, que representa perda de vendas para a concorrência, recebe o nome de ruptura de estoque.

Existem algumas formas de prevenir essa ruptura. Primeiro, é preciso ter uma ideia de quantos e quais produtos, em média, costumam sofrer com isso. Para isso, compare o total de itens normalmente disponíveis no estoque com o número de produtos que estão faltando. A partir disso, é possível definir índices e metas para diminuir as ocorrências do tipo.

Depois, planeje melhor as compras, considerando um estoque de cobertura, a sazonalidade das vendas e a demora na entrega de determinadas encomendas. Por fim, mantenha uma estratégia caso um produto venha efetivamente a faltar.

3. Ignorar inventários periódicos

Ignorar a elaboração periódica de inventários é outro erro comum cometido por quem precisa gerenciar um estoque. Isso acontece principalmente pela ideia de que fazer um inventário é um desperdício de tempo ou algo demasiadamente complicado.

Um bom inventário deve fazer a confrontação entre a quantidade de produtos disponíveis com aquela anotada nas formas de controle utilizadas. Dessa forma, as informações estarão sempre atualizadas, retratando com mais fidelidade a situação do estoque.

Inventários permitem também um melhor controle de perdas, identificando produtos com problemas, seja por roubo, dano ou expiração do prazo de validade. Isso evita que as prateleiras sejam abastecidas com mercadorias em condições inadequadas.

4. Manter uma base de cadastro sem padrão

De nada adiante manter controles atualizados ou elaborar inventários com a periodicidade correta se o cadastro dos produtos é feito sem nenhum padrão. Um dos equívocos mais comuns é o cadastramento de itens iguais com códigos ou descrições diferentes ou incompletas.

Essas incongruências nas informações facilitam a ruptura de estoque e prejudicam o comerciante, que fica na dúvida se determinado produto está realmente em falta ou apenas foi cadastrado de outra forma.

Por isso, não negligencie a descrição de cada produto. Certifique-se que tais descrições contenham o maior número possível de detalhes. Quanto mais informações, mais fácil será o trabalho e menor o número de erros.

5. Desconsiderar o tempo médio de estocagem 

Adotar critérios errados de monitoramento é outro erro frequente. Muitos gestores se equivocam ao controlar o conteúdo dos estoques a partir do valor financeiro ou pelo número de itens armazenados, o que não é uma boa ideia. Saber que existem R$ 10 mil em mercadorias ou 1500 itens guardados são informações que, por si só, não significam muita coisa.

O critério mais adequado para o monitoramento de um estoque é o tempo médio de estocagem. Como o próprio nome diz, esse parâmetro fornece a informação de quanto tempo um produto fica, em média, na empresa até ser comercializado. Com esses números em mãos, torna-se mais simples a identificação dos produtos que possuem giro mais rápido e precisam ser repostos com frequência, em detrimento daqueles que permanecem mais tempo armazenados.

6. Desprezar softwares de gestão de estoque

Boa parte dos erros listados até aqui podem ser minimizados com a adoção de softwares de gestão eficientes. Eles substituem o trabalho feito manualmente, que é inviável diante da grande quantidade de informações gerada pela administração de um estoque.

Bons softwares possibilitam que todas as informações pertinentes sejam centralizadas e acessadas em tempo real, de qualquer local, agilizando a execução de tarefas e reduzindo custos. A tomada de decisões ganha eficiência, já que fica mais fácil controlar pedidos de reposição, o inventário, além das entradas e saídas de mercadorias.

7. Descuidar do espaço físico

Tão importante quanto o controle do estoque é a manutenção de boas condições de armazenamento dos produtos, preservando a qualidade do que está sendo estocado e também zelando pelo bem-estar dos funcionários que trabalham nesse setor.  Por isso, atente-se à limpeza do espaço e aos cuidados necessários para prevenir acidentes.

Para evitar os acidentes de trabalho, indique e demarque claramente os locais que oferecem riscos e reforce a necessidade da utilização dos equipamentos de proteção individual por todos os colaboradores.

Iluminação e ventilação são outros aspectos importantes para manter o bom estado do estoque. Ambientes mal iluminados favorecem os acidentes e facilitam erros nas atividades. Já a ausência de ventilação prejudica a saúde dos funcionários e favorece a ocorrência de incêndios. 

Por fim, não descuide da segurança: sistemas de vigilância inibem roubos e furtos, que podem representar impactos financeiros significativos.

Compreender quais são os principais erros de gestão de estoque é a melhor forma de evitá-los, o que deve ser uma preocupação constante de quem tem essa responsabilidade. Se cometidos com frequência, tais deslizes podem comprometer a saúde financeira de qualquer negócio. Logo, nenhum cuidado é demais!

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