Padronização de processos empresariais: o que é e como fazer?
Sabemos que toda organização de qualquer ramo busca por maior produtividade e aumento de seus lucros.
Por isso, é preciso estar atento e gerenciando os processos e atividades internas, buscando organizá-los para uma maior eficiência operacional. A padronização de processos passa pela utilização de princípios do pensamento enxuto (Lean Thinking).
Neste artigo iremos abordar sobre a padronização de processos, bem como sua importância, e como fazer essa padronização dos processos empresariais.
Padronização de processos: o que é e qual sua importância?
A padronização de processos é uma forma da empresa buscar maior qualidade de seus produtos e serviços através da padronização de suas atividades. Criando, assim, padrões que vão ser seguidos pelos colaboradores, como caixas de papelão e embalagens personalizadas.
Desse modo, qualquer pessoa que desempenhe uma tarefa, há um resultado a ser alcançado.
A empresa quando opta por padronizar os processos, ela busca um melhor fluxo e racionalização de suas operações, possibilitando a identificação de possíveis gargalhos e falhas, e assim, corrigir rumos para uma maior eficiência operacional.
Benefícios da padronização de processos
Na padronização de processos, sempre há muitos benefícios, tais como:
- redução de falhas e acidentes de trabalho
- melhor uso e aproveitamento de recursos
- maior agilidade na execução das atividades
- redução de desperdícios e custos
- maior controle sobre processos internos e resultados
- melhores índices de produtividade
- facilidade na hora de treinar novos colaboradores
- identificação precisa dos gargalos operacionais e de produção.
Como se percebe, a padronização de processos tem uma série de benefícios e contribui de forma significativa para obtenção de melhores resultados de uma organização.
Como implementar a padronização de processos: recursos e ferramentas
Para iniciar na padronização de processo é preciso:
- determinar os objetivos gerais da empresa;
- mapear as rotinas e processos internos, o que pode ser feito através de um fluxograma;
- avaliar as competências gerais dos colaboradores internos;
- preparar os colaboradores com o treinamento devido;
- determinar e formalizar os novos métodos de trabalho, que pode ser feito através de uma Instrução de Trabalho para cada área;
- executar o plano de padronização com a delegação de responsabilidades e acompanhar seus resultados.
Ferramentas para serem usadas na padronização de processo:
Há essas ferramentas para serem usadas na padronização de processo, dentre outras, claro:
- O ciclo PDCA, sua aplicação consiste em:
- P – De planejar: selecionando a atividade que necessidade de otimização
- D – De fazer: é a hora de implementar o plano
- C – De checar: é quando se analisa os resultados obtidos
- A – De agir: o novo processo é documentado e se transforma em novo padrão de rotina a ser seguida.
- Diagrama de Ishikawa (conhecido como espinha de peixe)
Essa ferramenta diz respeito a uma forma muito útil na implementação de padronização de processos, a qual consiste em:
- esboce num papel uma seta na horizontal da esquerda para a direita, esboçando também uma caixa em forma de retângulo no final da linha da extremidade da direita (onde você vai escrever dentre dela);
- escrever o problema a ser resolvido;
- esboce a causa principal do problema ou gargalo;
- se pergunte: por que isso ocorre e tente anotar a resposta;
- continue anotando as respostas para o problema, até chegar a uma solução ideal para o mesmo.
A padronização de processo buscar mapear os processos internos, bem como formas de padroniza-los para se ter um método mais adequado e racional na realização de tarefas e atividades em uma empresa. Como vimos, existem vários benefícios com a adoção da padronização de processos. E, se você tem alguma dúvida, deixe pra gente nos comentários.
