Como melhorar o processo de compra de materiais para a sua empresa? Aprenda aqui!

O processo de compra de materiais dentro de toda empresa deve ser tratado sempre com bastante atenção. Além de utilizar o capital de giro do negócio drenando recursos de outras áreas, ele afeta diretamente o ritmo de produção.

O assunto é tão importante que muitas consultorias empresariais dedicam um tempo considerável somente para conferir se o sistema de compras está funcionando adequadamente. Por interferir diretamente na logística, cada real economizado pode ajudar a empresa a ter mais perspectiva de sucesso no futuro.

Sobre o tema, alguns aspectos podem fazer a diferença na administração do empreendimento. A seguir confira os principais cuidados a serem tomados.

Escolher bons fornecedores

A primeira coisa a se fazer para garantir um fluxo de compras mais seguro é escolher bem os fornecedores com quem trabalhar. Todo gestor de empresa tem como responsabilidade economizar o máximo possível nas operações internas, mas é preciso avaliar o risco de cada tomada de decisão com bastante cuidado.

Uma parceria com fornecedores confiáveis e que tenham uma qualidade de produtos adequada à demanda da empresa vale muito mais do que uma lista de fornecedores baratos, mas que não conseguem oferecer a segurança das operações.

O correto é testar até encontrar boas parcerias que tragam benefícios para ambas as partes. Assim, negociações ficarão mais fáceis e imprevistos serão menos difíceis de serem resolvidos. Quando os participantes da cadeia produtiva têm um bom alinhamento, todos saem ganhando.

Fazer sempre a previsão de demanda

Em toda organização, ter um bom planejamento é o segredo para o melhor aproveitamento de oportunidades e a diminuição de custos desnecessários. No caso do processo de compra de materiais a história não é diferente.

Ao fazer a previsão de demanda de aquisições da empresa, um gestor atento maximiza a utilização do espaço disponível na planta da organização reservando apenas o necessário para os estoques. Ele também consegue garantir que o ritmo de produção não será prejudicado por momentos de espera à chegada de insumos, componentes ou embalagens.

Para ter mais precisão em relação às quantidades de volumes de itens necessários e quanto aos prazos, deve-se contar com controles de materiais bem estruturados. Um sistema de informação moderno pode fazer toda a diferença.

Controlar o estoque

Ter uma grande quantidade de estoque garante que não falte material durante a operação da organização. Pedidos raramente sairão atrasados e a agilidade da empresa será ditada mais pela sua capacidade de entrega do que a da produção. Além disso, negociar maiores volumes junto aos fornecedores ajuda a conseguir descontos.

O problema é que muito material estocado significa necessariamente dinheiro parado e perdendo lucratividade. Outro detalhe que não pode ser deixado de lado é o aumento do custo de manutenção.

Manter níveis extremamente baixos de estoque pode reduzir a necessidade de espaço e baixar as contas de manutenção. Também se consegue manter mais capital de giro livre.

Por outro lado, os riscos de rupturas nos pedidos serão muito maiores e algumas compras de última hora podem sair muito mais caras.

Por esses motivos, o controle de estoque deve ser feito com bastante cautela. Se possível, o melhor é trabalhar com fornecedores que consigam oferecer uma terceirização do seu controle de estoque. Assim é possível garantir mais economia e menores riscos.

Cuidar da gestão de pedidos

Mantendo ainda o foco na parte estratégica do processo de compra de materiais, a gestão de pedidos não pode ficar de fora do assunto. Quanto maior for a operação da organização e mais processos estiverem relacionados com compras e produção, melhor precisa ser a eficiência da gestão de pedidos.

O fundamento da burocracia é tentar organizar tarefas e responsabilidades de uma instituição qualquer. O problema é que em muitos lugares há um excesso de protocolo, o que deixa tudo mais lento e custoso. Há também empresas em que a falta de rotinas bem estabelecidas na busca por uma maior agilidade gera desordem e ausência de um padrão operacional que traga resultados de forma consistente.

O processo de compras precisa ser gerenciado por meio de uma gestão de pedidos que consiga ser o mais funcional possível, mas sem deixar de lado as etapas necessárias para o bom entendimento e cumprimento das tarefas envolvidas em cada ordem de compra.

Treinar funcionários

Olhando agora para o lado mais prático do processo de compra de materiais, é uma boa ideia dedicar atenção aos funcionários envolvidos. A atuação deles é fundamental para que as rotinas funcionem adequadamente. Por isso, manter um bom nível de capacitação é uma providência a ser tomada.

Todo novo empregado precisa ser treinado e devidamente orientado. Mesmo os que já têm mais tempo de casa precisam passar por reciclagens de tempos em tempos. Isso faz com que maus hábitos sejam coibidos e que o processo possa ter condições se manter estável e produtivo.

Como o mercado está sempre oferecendo novas tecnologias e materiais, fazer um esforço para deixar a equipe atualizada e sempre bem preparada é uma atitude que garante mais segurança para os resultados tanto de curto como de longo prazo.

Buscar a melhoria contínua

Um processo interno é uma rotina de tarefas que quando bem executada garante bons níveis de retorno aos investimentos aplicados. Por mais que se consiga encontrar uma boa sequência e ferramentas que tornem tudo mais prático e menos oneroso, com o tempo pode ser possível descobrir novas formas, tecnologias ou adequações a serem feitas.

A melhoria contínua é uma busca constante por eficiência. Mapeando processos, identificando gargalos de produção e minimizando desperdícios, ela tenta sempre trazer ganhos objetivos para a empresa.

Para garantir que o abastecimento da organização esteja calibrado da melhor forma possível, é importante, de tempos em tempos, conferir os indicadores de prazos, insumos consumidos e perdas. Esse olhar crítico do gestor potencializa ganhos e faz com que a empresa consiga se tornar cada vez mais produtiva.

Se você gostou dessas dicas de como melhorar o processo de compra de materiais, aproveite para compartilhar o conteúdo em suas redes sociais. Assim você ajudará amigos e colegas a conseguir também atentar para o que é possível fazer em suas organizações e garantir condições mais favoráveis de futuro para toda sua rede de contatos corporativos.