Ciclo PDCA: saiba como implantar a melhoria contínua na produção

Retrabalho, desperdícios de recursos, processos atrasados e insatisfação de clientes são alguns dos exemplos de uma gestão de baixa eficiência operacional.

Esse tipo de problema pode ocorrer em qualquer empresa e, também, em qualquer mercado. Normalmente, os resultados são os mesmos: perda de lucratividade das operações, maior necessidade de imobilização de dinheiro em estoque e o mau uso de recursos produtivos.

Para ajudar a melhorar a eficiência da empresa, existem métodos que podem ser muito úteis. Um deles é o ciclo PDCA.

O ciclo PDCA

Conhecido de vários gestores e consultores, o ciclo PDCA é uma ferramenta muito aplicada à melhoria contínua de processos.

Também chamado de ciclo de Shewhart ou de Deming, o PDCA sintetiza uma lógica de tratamento de processos, focando em conseguir encontrar formas de aprimorar as atividades envolvidas e fazer com que esse aprimoramento se mantenha definitivamente arraigado à rotina.

Sendo simples e flexível, ele adota uma visão sistemática dos processos e permite que os resultados sejam aprimorados a cada vez que é feita uma nova rodada de aplicação da metodologia.

O nome PDCA é um acrônimo das 4 fases do ciclo. A primeira, correspondendo à letra P, é o Plan (planejar). Do (executar) corresponde ao D, enquanto Check (verificar) ao C. Por último, temos o A, que indica Act (agir).

Seguindo essa ordem de atividades, o ciclo PDCA ajuda o gestor a evoluir os seus processos de maneira a resolver os problemas que são encontrados em cada um deles e focar na melhoria contínua.

Para ficar mais clara a forma com que o ciclo pode oferecer benefícios às empresas, vale a pena detalharmos um pouco mais cada fase da metodologia.

As etapas do ciclo PDCA e suas aplicações

Sempre seguindo uma ordem, e sem nunca pular qualquer uma das suas fases, o ciclo PDCA terá condições de tornar os processos produtivos de uma empresa mais aprimorados e enxutos.

A seguir, o funcionamento de cada uma dessas etapas.

1. Plan (planejar)

Toda atividade de gestão estratégica começa, ou deveria começar, com um bom planejamento. No caso do ciclo PDCA, a situação não é diferente.

Ainda que sejam conhecidas algumas informações referentes ao que se deseja fazer, é preciso anotar um resumo bem claro de qual planejamento será seguido. Ele terá como base a busca da melhoria de algum processo interno da empresa.

Seus principais pontos são:

• identificar qual é o objetivo buscado na melhoria;
• fazer uma análise do processo a ser aprimorado;
• levantar as causas dos problemas que serão enfrentados;
• elaborar um plano de ação que guiará toda a execução do trabalho.

Como fica fácil perceber, essa é uma fase extremamente importante para o ciclo. Ela é a fundação para a melhoria.

Como exemplos de processos a serem investigados e melhorados, podemos destacar as rotinas de vendas, as atividades envolvidas no transporte de produtos frágeis e até a contratação de fornecedores.

2. Do (executar)

Depois que foi feito o planejamento, é hora de colocá-lo em prática. Nesse momento, é necessário ter uma grande atenção para que seja seguido exatamente o que foi indicado na fase anterior.

Um grande problema na execução de um ciclo PDCA é que muitos gestores, e até outros funcionários envolvidos no esforço de melhoria contínua dos processos internos, acabam deixando de lado a parte formal da metodologia.

Ao se afastarem do planejamento, essas pessoas acabam focando mais a sua energia e tempo na execução de tarefas que aparentemente estão mais produtivas. Assim, fica fácil concluir que o que foi planejado acaba não sendo executado.

Por buscar soluções mais rápidas e intuitivas, a metodologia pode ficar comprometida e não funcionar bem.

Naturalmente, todo o processo é dinâmico e precisa, também, ser adaptado a novas condições e olhares que vão surgindo à medida que o trabalho se desenvolve. Contudo, é muito comum que um planejamento fraco acabe por ser pouco seguido na hora da execução das tarefas.

Se isso estiver acontecendo, há grandes indícios de que a primeira fase não tenha sido feita de maneira adequada e, provavelmente, ainda será preciso um pouco mais de atenção e cuidado na hora de desenhar os planos dos próximos ciclos.

É muito importante que não se perca de vista a metodologia. Do contrário, tudo pode virar somente um monte de tarefas isoladas a serem realizadas.

3. Check (verificar)

Continuando as fases do ciclo, a etapa de verificação é a hora em que são mensurados os resultados alcançados. Ou seja, é o momento em que os números iniciais, de antes das mudanças propostas, serão comparados com o que se conseguiu medir após a tentativa de melhoria.

Para que se tenha convicção de que realmente a mensuração está indicando as alterações percebidas no processo, é necessário que a forma de medir e os indicadores coletados sigam a mesma linha de raciocínio.

Conseguindo comparar os números de forma clara e com segurança, os benefícios da nova forma de trabalho gerados pelos ajustes que foram feitos na etapa anterior indicarão se houve ou não uma melhoria do processo.

Vamos imaginar que uma empresa está apurando desperdícios com a perda de produtos que venham embalados em garrafas de vidro. Ao serem transportadas em caixas de papelão convencionais, elas demonstram uma pequena folga, o que faz com que algumas se quebrem.

A partir desse problema, a adoção de caixas de papelão personalizadas, e que não deixam espaço sobrando, será uma tentativa de diminuição do desperdício.

Uma verificação de melhoria seria contar quantas garrafas são perdidas no transporte usando as caixas convencionais e quantas ficam danificadas com o uso de caixas com tamanho personalizado.

4. Action (agir)

A parte final de um ciclo PDCA é a ação. Embora todas as outras etapas também exijam que algo seja feito, nesse ponto, temos o conceito de ação focado em duas principais atividades.

A primeira delas é a padronização dos resultados positivos. É nesse momento que garantimos que as melhorias conquistadas serão perpetuadas dentro do processo, seguindo a nova rotina de trabalho.

É por isso que a formalização das atividades é tão importante. Ela garante que o novo modelo não seja abandonado, assegurando que os benefícios alcançados não sejam perdidos.

A segunda parte diz respeito à correção do que foi entendido como erro na tentativa de melhoria. Provavelmente, algumas tentativas de ajustes no processo podem acabar resultando em desperdícios ou retrabalhos. Esses pontos também precisam ser enfocados pelo gestor, de forma a garantir que não serão repetidos.

Registrando o que deu certo e rejeitando o que deu errado, o ciclo PDCA se encerra. Se os resultados esperados ainda estiverem aquém das metas, pode-se novamente aplicar a metodologia, girando outra vez o ciclo. Por isso, o nome de melhoria contínua.

Agora que você já consegue entender o que é e como funciona o ciclo PDCA, aproveite para ajudar outros colegas e amigos a também conhecerem os benefícios dessa ferramenta, compartilhando este conteúdo nas suas redes sociais.