Aprenda a fazer o armazenamento de arquivos da forma correta

Alguns gerentes têm queixas sobre o tempo que perdem para realizar tarefas pouco estratégicas, esta situação acontece em qualquer tipo de mercado, mas a solução é geralmente a mesma: buscar organizar a rotina para sobrar mais tempo para o que realmente importa.

Pode parecer algo trivial e até pouco importante, mas a forma como você faz o armazenamento de arquivos diz muito a respeito da sua eficiência. Sem falar no tempo que se gasta até encontrar algum documento, existe ainda a grande dor de cabeça quando eles não são encontrados porque estão “escondidos” em meio a muitas outras coisas ou, ainda, foram jogados fora por engano.

Se esta história soa um pouco familiar, o melhor é resolver o assunto de uma vez. É para ajudar com isso que montamos um resumo bem objetivo sobre como fazer a organização e armazenamento de arquivos na sua empresa. Continue a leitura e confira!

Entenda a importância de manter os arquivos protegidos

A primeira coisa a fazer é dar a devida atenção ao tema. Muitos gerentes só voltam os olhos para seus arquivos quando tudo já está em uma condição bastante caótica, que vai exigir muito tempo e esforço para arrumar ou quando perdem um documento importante.

É errado pensar que, devido à correria da rotina, em algum outro momento vamos parar e arrumar aqueles papéis sobre a mesa ou que foram colocados de qualquer maneira no armário.

O melhor mesmo é ter a disciplina de, toda vez que for necessário manusear documentos, deixar tudo em seu lugar. Assim nada se perde ou se mistura.

Outra preocupação que se deve ter em mente é que outras pessoas podem precisar dos mesmos arquivos e aí, se eles não estiverem no devido lugar, vai ser perdido ainda mais tempo para encontrar o que deseja. Pior: gastar o tempo de dois funcionários em um assunto aparentemente tão simples.

Quanto mais tempo se demora a ter essa consciência, mais complicada a situação ficará. Por isso, se a sua empresa deixa este assunto de lado, é bom tomar uma atitude.

Aumente a durabilidade dos documentos

Antes de discutirmos propriamente sobre a melhor forma de se organizar os documentos, dedicaremos algum tempo analisando a questão da durabilidade deles.

Sendo de papel e frágeis, ainda que com alguns tipos de capas ou revestimentos de papelão, cartolina ou plástico, todos os arquivos impressos são muito sensíveis a ameaças do ambiente.

Umidade, mofo, poeira e até mesmo alguns insetos podem causar grandes danos ao material que esteja acondicionado de maneira inadequada. Por isso, certifique-se de manter seus documentos em uma área protegida e seca.

Armários em boas condições, locais mais afastados de intempéries, de alimentos e do trânsito de outros materiais nocivos são ações preventivas a serem consideradas.

Separe e classifique

Pensando um pouco mais no conteúdo dos documentos, é fundamental fazer uma boa análise do que está sendo arquivado. Além da importância operacional e histórica de alguns deles, ainda existe a preocupação de fazer uma boa gestão dos documentos estratégicos e daqueles que devem ser guardados por exigência legal.

Para resolver tudo isso, é preciso separar e classificar. O ideal é agrupar por assunto ou departamento e também em ordem cronológica. Desta maneira, será mais fácil encontrar os arquivos.

Se o volume for grande e houver documentos que podem estar relacionados a mais de um assunto, departamento ou projeto ao mesmo tempo, pode-se criar um índice para facilitar as buscas.

É natural utilizar códigos, abreviaturas e até cores pra ficar mais rápida a identificação de cada setor. Se for o caso, crie um índice geral para servir de fonte de consulta. Lembre-se também de manter uma boa indicação do que pode e deve ser descartado por meio do destaque para a data de validade de cada um.

Encontre a melhor forma de organização

Depois de já ter entendido como fica melhor a separação de todos os documentos, o que falta é armazenar tudo já organizado. Neste momento, o gerente precisa se preocupar com duas questões.

A primeira diz respeito ao acesso aos arquivos. Deixe afastado o que for mais restrito, avaliando quem pode e quem deve ter chaves de arquivos, salas, depósitos e até mesmo cofres.

A segunda é a forma como tudo vai ser acomodado. Documentos que não sejam muito utilizados no dia a dia ou que já tenham sido digitalizados, podem ficar em áreas mais afastadas. Por outro lado, arquivos que são necessários cotidianamente devem permanecer acessíveis.

Assim, caixas e armários reservados devem guardar documentos pouco acessados e arquivos suspensos e gaveteiros ficam incumbidos de armazenar os documentos da rotina.

Depois de entender a real necessidade de conseguir organizar bem seus papéis dentro da empresa e seguindo estas dicas, vai perceber como não perderá tempo toda vez que for necessário acessar alguma informação ou documento.

No início, poder ser necessário um pouco de vigilância e disciplina para manter tudo em seu devido lugar, mas uma vez que todos estiverem mais acostumados e cientes de como tudo está organizado, este assunto deixará de ser um problema na sua empresa.

Veja como funciona a digitalização de arquivos

Por fim, muitos dos documentos que são utilizados na empresa podem ser necessários somente para consultar alguma informação, de maneira que não é preciso realmente acessá-los fisicamente. Nesta hora, a digitalização de arquivos consegue ser uma solução que proporciona diversos benefícios.

Além de proteger os originais de um manuseio pouco cuidadoso, de eliminar o risco à integridade do documento e ainda que ele seja perdido ou guardado em um lugar errado, a digitalização agiliza muito a procura por arquivos e torna o acesso possível para pessoas e departamentos que estejam fisicamente afastados do local onde o arquivo original realmente está guardado.

Há ainda que ser considerada a importância de um backup, que será utilizado em caso da perda do documento original. Se sua empresa tiver um volume muito grande de arquivos, pode-se adotar o recurso da microfilmagem, que garante a possibilidade de armazenamento em larga escala.

Agora que você já sabe mais sobre a importância e como fazer a organização e armazenamento de arquivos, aproveite para curtir a nossa página no Facebook. Temos sempre conteúdos úteis e práticos para tornar o seu trabalho cada vez mais produtivo.